どうもパケです
今回は「トヨタだけが知っている早く帰れる働き方
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- とにかく早く帰りたい！
- 部下を早く帰さないといけない立場になった
- トヨタはどうやって効率化しているの？
この記事の目次（タップして読みたいところへ）
桑原晃弥さんは経済・経営ジャーナリスト
1957年広島生まれ。慶應義塾大学卒。
フリージャーナリストとして独立後、トヨタ式の普及で世界的に知られたカルマン株式会社の顧問となります。
トヨタマンたちを幅広く取材し、トヨタ式の書籍やテキストなどの制作を多く主導されています。
「働き方改革」をトヨタから学ぶ！
「働き方改革」の目指す「高い生産性」
これを最大まで高めることで成長してきた日本の企業こそ「トヨタ」です。
「カンバン方式」「トヨタ式」などの考え方はいつ頃から生まれてきたのでしょうか？
”トヨタと言えば、今や世界のものづくりのスタンダードになったトヨタ式ですが、元々トヨタ式は、戦後、日本の生産性はアメリカに比べて９分の１という低い水準にあると知った大野耐一氏を中心に何とかアメリカに追いつく方法はないかと試行錯誤をする中から生まれたものなのです。”
桑原晃弥著. 2017年(電子版発行）トヨタだけが知っている早く帰れる働き方 (Japanese Edition) (Kindle の位置No.15-18). Kindle 版
政府主導の「働き方改革」が始まる何年も前から、生産性を上げることを意識して成長してきた「トヨタ」
ここには多くのノウハウと、学ぶべきポイントがあります
早く帰るポイント１：「ムダをとにかく省く」
早く帰れないのは仕事に追われているから。
ではその仕事、本当に必要なのでしょうか？
「仕事」の中には「ムダ」な部分があり、「ムダ」を省いていくことが改善への第一歩です
この報告書って必要？
実際にあった「ムダ」の一例として、５年間誰も読まない報告書を作り続けていたことがあったそうです
報告書の内容としては、A社のトップが株式を公開した際に、株の売買数が気になり、公開した３ヶ月ほどは、ある部門に頼んで、各証券会社の売買株式数量を報告してもらっていたとのこと
しかしすぐに、株式の売買には関心がなくなったが、その後も、５年間と長い間報告書を作り続け、部門担当者が変わった際に、A社のトップがもう誰も読んでいないことに気づいたのだそうです
これは、作業時間と労力と紙のムダですよね
その「仕事」に「お客さま」はいるか？
この報告書作りには、肝心の「書類を読んでくれる人」つまり「お客さま」がいなかったのです
トヨタ式では、
「お客さま」＝「自分の仕事を受け渡す相手」
のことを指します
この仕事の「お客さま」は誰か？「お客さま」が求めているものは何か？
「お客さま」のいない仕事、「お客さま」が必要としない仕事を続けることは「ムダ」であると言えます
あなたの職場にも！？あんなムダ、こんなムダ
報告書の例だけでなく、ムダは色々な場面に存在します
- 作らないといけない書類が多くて、現場にでれない
- 印鑑を押す欄が多い
- どこのフォルダにデータがあるか分かりづらい
- めっちゃ質問される
- 過剰包装でとりだすのに時間かかる
- 移動時間が長い
- 背伸びしたり、腰を曲げることが多い
- 現場作業員が事務所によく呼ばれる
- 活用しないデータを調査する
- 定期購入品の見直しを行ってない
などなど
これだけでなく、たくさんのムダがありそうですよね
「この作業をなくしたら、どんな影響があるかな?」
「こうすれば、この作業しなくていいよね？」
そう考えながら職場を見渡してみると何か発見があるかもしれません
早く帰るポイント2:「Time is Life」
”時間をムダにすることは「命」を浪費すること”
-桑原晃弥. 2017年(電子版発行)トヨタだけが知っている早く帰れる働き方 (Japanese Edition) (Kindle の位置No.378). Kindle 版.
たっぷり時間があり、たっぷり人がいて、たっぷり予算もある。そのような状況で作る製品は、いいものが作れるような気がします
しかし、のんびりと仕事し、手持ち無沙汰な人がいて、ムダな材料や道具を買ってしまう。この中で作られた製品が、知恵と工夫でムダを削ぎ落とした他社の製品に勝てるでしょうか？
“限られた資源、限られた条件の中で生み出された製品こそが世界と戦えるものになるというのがトヨタ式の考え方です”
桑原晃弥. 2017年(電子版発行)トヨタだけが知っている早く帰れる働き方 (Japanese Edition) (Kindle の位置No.382-383). Kindle 版.
「まあ残業すればいいか」という思考の下では、知恵や工夫が出てきません。当然、生産性はあがりませんね。
自分の一週間の行動履歴を細分化し、書き出してみるのも良いです。思わぬムダが潜んでいるかもしれません
自分の時間はもちろん、部下の時間、お客さまの時間も「命」であると考え、決してムダにしないことが大切です
自分の仕事を見える化
まずは、今抱えている仕事を書き出してみます。そこから重要度と緊急性を測り、今取り掛かるべき仕事は何かを判断します
取り掛かる仕事を判断したら仕事を細分化し、
「何」に「どれだけ時間」がかかっているのかの標準時間を把握します
今度は、全体の締め切りから逆算していき、細分化した一つ一つの締め切りを設定し、一つ終わるごとに○や△などまで評価していきます
この時に大きなポイントがあります！
すぐに取り掛かるまえに上記のような準備を行うこと
予期せぬアクシデントなどを考え、本当の締め切りの前に、自分の締め切りを少し前に設定しておく、という点です
例えば本当の締め切りが20日だとすると、自分の締め切りを5日前の15日に設定していれば予期せぬアクシデントが起きても修正が可能で本当の締め切りに間に合うということです
そして、準備ができたらすぐに取り掛かることも合わせて重要です
まずは、自分の時間を把握してムダをなくすこと。
締め切りを守ることでお客さまの時間をムダにしないこと
時間のムダは、命の浪費なのです！
風呂は命の洗濯なのです！
早く帰るポイント3:「残業の原因を小さく分けてみる」
「小さく」というのがポイントですね。
まずは、やってみましょう
残業の原因で主なものが
- パソコンに他の人より不慣れだ
- 上司に、何回もやり直させられる
- 急なトラブルがあり、時間を取られてしまった
- 大切な書類が見つからず、探しまわった
- 会議の打ち合わせと資料作成に時間がかかってしまった
このような原因が挙げられたとします
これに対して、「うちの会社は・・」「あのクソ上司が・・」と愚痴をいうのではなく
まずは、自分の力ですぐできることはないかを考えます
自分のスキルの問題であり、自分の努力で改善の可能性があります
上司から仕事を受ける時のスタート時点で、なにが目的で何が必要なのかを、理解して納得してから始める。また、こまめな報連相をおこなうことでやり直しは少なくできるかもしれません
不可避な部分があるため、優先して取り組むべき内容です。頻回に起こるのであれば原因を追求する必要があります
トヨタには探し物をしている人が極端に少ないそうです。
探す作業はムダの最たるものであり、探す作業よりも整理整頓に力を入れていく必要があります
会議の効率化はどの企業にも求められています。そもそも、その会議に生産性はあるのか。確かな目的はあるのか。会議や資料も、簡単でわかりやすいものにできないか。
自分ではどうしようもない原因もありますが、自分の範囲でできることも多くあります
出来ないことを嘆くまえに、やれることからやっていくことが大切だと学びました
「トヨタだけが知っている早く帰れる働き方」を読んで
わたしも、介護施設で働いて10年目になりますが、新人のころから比べると、勤務時間に対する考え方は大きく変わりました。
今はわたしも指導職と言う立場になりましたが、勤務時間外での仕事をお願いすることは難しくなりました。
サービス残業が横行しているような施設には、職員は集まりません。
言い訳になってしまうかもしれませんが、介護職はイレギュラーやアクシデントが発生しやすい職場です。
そんな中、なんとか皆に業務時間内に仕事をしてもらえるよう日々頭を悩ませています
本書には、その解決策となるようなヒントかたくさんあり、とても参考になりました
政治の世界でも、河野太郎行政改革相が、深夜に行うリレー形式の閣僚会見の非効率性について苦言を呈したことが話題となりましたね
働き方改革の足音が、少しづつ大きくなっているように感じました
早く帰って家族と楽しく過ごせるよう、一歩一歩前に進んでいきたいと思います
最後まで読んでいただきありがとうございました
ではでは
